Hoe werkt fietsleasing?

Als werkgever wil je duurzame mobiliteit stimuleren, zonder je HR-team te overladen met extra administratie of complexe fiscale regels. Fietsleasing is dan een slimme oplossing. Maar hoe werkt fietsleasing nu concreet in België? Wat is jouw rol als werkgever, wat kiest de werknemer zelf en waar komt de leasemaatschappij in beeld?

In deze gids leggen we stap voor stap uit hoe fietsleasing werkt. Je ontdekt hoe je een fietsplan opzet, hoe medewerkers hun fiets financieren, wat de fiscale spelregels zijn en hoe je fietsleasing vlot combineert met andere mobiliteitsoplossingen.

TL;DR

Fietsleasing via Joule werkt zo: als werkgever sluit je een leaseovereenkomst af met een leasemaatschappij zoals Joule, meestal voor 36 maanden. Joule zorgt voor een all-in leasepakket met fiets, onderhoud, verzekering en pechbijstand.

Je medewerkers kiezen zelf hun fiets en financieren die via hun loonpakket, bijvoorbeeld via brutoloonruil of een eindejaarspremie. Jij houdt als werkgever controle over het beleid, terwijl Joule HR en medewerkers maximaal ontzorgt. Aan het einde van het contract kan de fiets worden overgenomen tegen een vooraf afgesproken restwaarde.

Wat is fietsleasing?

Fietsleasing is een mobiliteitsoplossing waarbij een werkgever een fiets ter beschikking stelt aan medewerkers via een leaseformule, in plaats van de fiets aan te kopen. De fiets blijft gedurende het contract eigendom van de fietsleasemaatschappij, in dit geval Joule, en wordt door de medewerker gebruikt voor woon-werkverkeer en privéverplaatsingen.

Concreet sluit de werkgever een overeenkomst af met Joule. Binnen dat kader kunnen medewerkers een leasefiets kiezen, die ze financieren via hun verloning, bijvoorbeeld via brutoloonruil of via de eindejaarspremie, afhankelijk van wat het fietsbeleid en de sector toelaten.

All-in, zonder verrassingen

Een belangrijk kenmerk van fietsleasing via Joule is dat het gaat om een all-in formule. Dat betekent dat niet alleen de fiets zelf, maar ook alle essentiële diensten inbegrepen zijn:

• onderhoud en herstellingen
• verzekering tegen schade en diefstal
• pechbijstand
• administratieve opvolging

Voor werkgevers zorgt dit voor voorspelbare kosten en minimale administratie. Voor medewerkers betekent het zorgeloos fietsen, zonder onverwachte facturen of praktische rompslomp.

Leasing is geen aankoop

Bij fietsleasing wordt de fiets niet meteen eigendom van de medewerker. Het contract loopt doorgaans 36 maanden, een termijn die aansluit bij de fiscale en praktische realiteit in België. Na afloop van het contract zijn er meestal verschillende opties, zoals de fiets overnemen tegen restwaarde of het contract beëindigen volgens de afspraken in het fietsbeleid.

Dat onderscheid is belangrijk. Fietsleasing is geen klassieke aankoop met korting, maar een gebruiksovereenkomst waarbij comfort, service en ontzorging centraal staan.

Waarom werkgevers kiezen voor fietsleasing

Steeds meer werkgevers kiezen voor fietsleasing omdat het meerdere doelstellingen combineert:

• een aantrekkelijk en zichtbaar voordeel voor medewerkers
• ondersteuning van duurzame mobiliteit en woon-werkverkeer
• mogelijkheden tot loonoptimalisatie binnen het bestaande budget
• weinig operationele belasting voor HR

Met fietsleasing via Joule krijgen werkgevers geen los voordeel, maar een volledig uitgewerkt mobiliteitsinstrument dat past binnen een modern en toekomstgericht HR-beleid.

Hoe werkt fietsleasing via je werkgever?

Fietsleasing is in de praktijk een samenwerking tussen drie partijen: de werkgever, de leasingpartner (zoals Joule) en de medewerker.

De werkgever sluit een contract af met Joule. Binnen dat kader kunnen medewerkers vervolgens intekenen op een leasefiets, volgens de afspraken in het fietsbeleid.

💡 Wil je dieper duiken in alle voordelen en kosten van fietsleasing? Lees dan zeker ook deze blog ‘Voordelen en kosten van fietsleasing via de werkgever’.

💡 Is je werkgever nog niet gestart met fietsleasing? Geen zorgen, we got you. In deze blog lees je hoe je je werkgever overtuigt om met fietsleasing te beginnen. Je kan er ook een handige PDF downloaden met alle voordelen netjes opgelijst, klaar om meteen door te sturen naar je HR-verantwoordelijke!

Fietsleasing stappenplan

1. Fietsbeleid bepalen: De werkgever bepaalt het kader: wie kan instappen, welk budget geldt, welke fietssoorten zijn toegelaten, hoe financiering gebeurt en wat bij jobwissel of langdurige afwezigheid.‍
2. Keuze van fiets en accessoires: De medewerker kiest een fiets bij een lokale handelaar (Joule Lokaal) of via Joule zelf (Joule Mobiel). Accessoires zoals slot, helm of fietstassen kunnen mee opgenomen worden.‍
3. Simulatie en aanvraag: Via een simulatie ziet de medewerker de bruto- en netto-impact. De aanvraag loopt digitaal via de Joule Hub.‍
4. Goedkeuring door HR: HR valideert de aanvraag volgens het fietsbeleid. Bij een goed ingericht proces is dit minimaal werk.‍
5. Bestelling en levering: De fiets wordt besteld en klaar gezet. Bij Joule Mobiel wordt de fiets vervolgens geleverd aan huis of op het werk, met Joule Lokaal ga je de fiets zelf afhalen bij jouw gekozen fietshandelaar.‍
6. Gebruik en service: Joepie, je kan beginnen genieten van je fiets! 🥳 Heb je een ‘oepsie’ tijdens het fietsen? Geen zorgen! Bij Joule zijn onderhoud, herstellingen, verzekering en pechbijstand helemaal inbegrepen. 😮💨‍
7. Einde contractAan het einde van de leaseperiode heb je twee opties:

• Optie 1: Joule komt de fiets ophalen: via één van onze partners (Decathlon, E-Bis, Upway of Lucien) geven we de fiets een tweede leven en maken we er een nieuwe gebruiker gelukkig mee. Meer info? Ontdek alles over refurbished fietsen.
• Optie 2: Je neemt de fiets over aan de restwaardeIn beide scenario’s kan je na de leasing een nieuwe fietsleasing aangaan.

💡 Wil je weten wat fietsleasing precies kost en hoe het berekend wordt?

• 📚 Lees onze blog ‘Hoe fietsleasing berekenen’
• 📚 Lees onze blog ‘Hoeveel kost een fietsleasing voor werknemer en werkgever’
• 💰 Of doe een snelle simulatie via onze calculator.

Hoe wordt fietsleasing gefinancierd?

Fietsleasing via eindejaarspremie: zo werkt het

België heeft een klassieker: fietsleasing via je eindejaarspremie (13e maand). Praktisch: je ruilt je (bruto) eindejaarspremie in om je leasefiets te financieren.

Belangrijk:

• Dit kan enkel als het paritair comité, sectorakkoord of cao het toelaat, of als je werkgever dit correct juridisch kan organiseren.
• Vaak is dit interessant als je werkgever liever niet in je maandelijks brutoloon snijdt, maar wél een fietsvoordeel wil aanbieden.

Wanneer kiezen mensen hiervoor?

• Als je een groter budget wil inzetten zonder maandelijkse impact
• Als je werkgever fietsleasing koppelt aan het cafetariaplan
• Als je graag “in één grote hap” je lease financiert

Brutoloonruil en netto-impact

Bij fietsleasing via brutoloonruil ruilt de medewerker een deel van het brutoloon in voor het fietsleasebudget. Daardoor:

• daalt het belastbaar loon
• daalt vaak ook de personenbelasting
• is de netto-impact lager dan de brutokost

Voor werkgevers betekent dit dat fietsleasing vaak budgetneutraal kan worden opgezet, zeker wanneer:

• het leasebudget volledig door de werknemer wordt gefinancierd
• bestaande looncomponenten slim worden ingezet

💡 Lees hier meer over de concrete voordelen van fietsleasing.

Fiscale en sociale impact van fietsleasing

Voor werkgevers is fietsleasing niet alleen een mobiliteitskeuze, maar ook een fiscale en sociale oefening. Goed opgezet kan fietsleasing perfect passen binnen een loonoptimalisatiestrategie, zonder extra loonkost en met duidelijke voordelen voor medewerkers.

Hieronder zetten we de belangrijkste aandachtspunten helder op een rij.

Voordeel van alle aard (VAA)

Goed nieuws: in de meeste fietsleasingformules is er geen voordeel van alle aard (VAA) verschuldigd.

Voorwaarde is wel dat de medewerker de leasefiets daadwerkelijk en regelmatig gebruikt voor woon-werkverkeer. Dat hoeft geen dagelijkse fietsrit te zijn, maar er moet een reële band zijn met woon-werkverplaatsingen.

Belangrijk voor werkgevers:

• Leg deze voorwaarde duidelijk vast in het fietsbeleid
• Voorzie een realistische definitie van “woon-werkgebruik”
• Maak afspraken over wat er gebeurt bij langdurig niet-gebruik

RSZ-impact

Wanneer fietsleasing correct wordt georganiseerd via brutoloonruil of via de eindejaarspremie, en gekoppeld is aan effectief woon-werkgebruik, is er geen bijkomende RSZ-bijdrage verschuldigd op het voordeel.

Dat maakt fietsleasing interessant voor werkgevers die:

• hun totale loonkost onder controle willen houden
• een voordeel willen aanbieden zonder klassieke loonsverhoging

Let op:

• Sinds belastingjaar 2025 (inkomsten 2024) is er bovendien een extra aandachtspunt: bepaalde vrijstellingen (zoals bij fietsvergoeding) gelden enkel als je beroepskosten forfaitair worden berekend.
• De exacte RSZ-behandeling hangt altijd samen met de juridische opzet van het plan (cao, sectorafspraken, individuele overeenkomst). Een duidelijke policy is hier cruciaal.

💡 Hulp nodig bij het opstellen van een fietspolicy?

• Fietspolicy opstellen bij fietsleasing: 7 praktische tips
• Of download onze fietspolicy template en ga meteen zelf aan de slag!

Fietsvergoeding

Een veelgestelde vraag bij HR: kan een medewerker met een leasefiets ook nog een fietsvergoeding krijgen?

In veel sectoren is het antwoord: ja, op voorwaarde dat:

• de medewerker effectief met de fiets naar het werk komt
• de sectorale cao of bedrijfsafspraken dit toelaten

Voor inkomstenjaar 2025 (aanslagjaar 2026) geldt:

• een fiscaal vrijgestelde fietsvergoeding tot 0,36 euro per kilometer
• met een jaarlijks plafond van 3.610 euro
• op voorwaarde dat de werknemer zijn beroepskosten forfaitair aftrekt

Fietsleasing en fietsvergoeding kunnen dus perfect samengaan, zolang de spelregels correct worden toegepast.

Kosten, restwaarde en wat zit in het pakket

Een fietsleaseprijs is meestal opgebouwd uit:

• de fiets zelf (catalogusprijs)
• accessoires (slot, tassen, helm…)
• servicebudget (onderhoud en herstellingen)
• verzekering (diefstal en schade)
• pechbijstand
• administratie en platformservice

Restwaarde en overname optie

Aan het einde van de leaseperiode heb je twee opties:

• Optie 1: Joule komt de fiets ophalen: via één van onze partners (Decathlon, E-Bis, Upway of Lucien) geven we de fiets een tweede leven en maken we er een nieuwe gebruiker gelukkig mee. Meer info? Ontdek alles over refurbished fietsen.
• Optie 2: Je neemt de fiets over aan de restwaardeIn beide scenario’s kan je na de leasing een nieuwe fietsleasing aangaan.

Veelvoorkomende situaties en risico’s

Real life gebeurt. Dus hier: de situaties waar HR en medewerkers écht vragen over hebben.

💡 Lees ook: 7 meest gestelde vragen over fietsleasing door HR-managers.

Wat gebeurt er met je fiets als je je lease vroeger stopzet (door jobwissel of ontslag)?

Een fietslease vroegtijdig beëindigen hoeft geen stress te zijn. Afhankelijk van je situatie zijn er verschillende opties. Wat precies kan, hangt af van het moment waarop je je lease stopzet. Check dus altijd even je fietspolicy.

• Je neemt de fiets over aan een vooraf bepaalde restwaarde, afhankelijk van wanneer je je lease beëindigt.
• Je levert de fiets in en betaalt een verbrekingsvergoeding. De details vind je in je fietspolicy.
• Een collega neemt je lease over voor de resterende looptijd, zonder extra kost.
• Je werkgever gebruikt de fiets als poolfiets voor de resterende termijn. Dit komt zelden voor, maar het is een optie.
• Je neemt je fietslease mee naar een nieuwe werkgever, als alle partijen hiermee akkoord gaan.

Twijfel je over wat voor jou de beste optie is? Dan denken we graag met je mee.

Lange ziekte of langdurig niet-gebruik (bv. > 6 maanden)

Sommige plannen koppelen fiscale voordelen aan effectief woon-werkgebruik. In het federale kader staat bijvoorbeeld dat je je moet verbinden tot daadwerkelijk en regelmatig gebruik, met minstens 1x per jaar woon-werkgebruik om van vrijstelling te genieten.

Wat doe je best?

• Zet in je policy wat “langdurig niet-gebruik” betekent
• Voorzie een aanpak: tijdelijke pauze, alternatief gebruik, of andere afspraken

Schade of diefstal

All-in is hier je beste vriend, maar check altijd:

• wat gedekt is (diefstal, vandalisme, schade)
• welke slotvoorwaarden gelden
• hoe aangifte en herstelling lopen

Combinatie met mobiliteitsbudget of bedrijfswagen?

Dit is een topvraag, want veel mensen denken dat het “of-of” is. Vaak is het eerder “en-en”, met regels.

Mogelijke combinaties:

• Bedrijfswagen + leasefiets: kan, afhankelijk van policy en cao, zeker als de fiets ook woon-werk ondersteunt.
• Mobiliteitsbudget + fiets: pijler 2 bevat vaak duurzame mobiliteit (zoals fiets), maar de exacte invulling hangt af van hoe je werkgever het mobiliteitsbudget heeft opgesteld.

Lees meer:

• Mobiliteitsbudget en fietsleasing: Update & Regels 2026
• Mobiliteitsbudget van a tot z
• Mobiliteitsbudget voor iedereen!

Rekenvoorbeelden

Belangrijk: dit zijn indicatieve voorbeelden. Netto-impact verschilt per loon, gezinssituatie, sector, RSZ, personenbelasting, fietsvergoeding, policy en looptijd.

Voorbeeldberekening werkgever

Stel: een werkgever betaalt een eindejaarspremie van €3.900 (waarvan €3.000 bruto + €900 patronale bijdrage).

• Zonder fietsleasing: werknemer krijgt enkel €3.000 bruto; de patronale bijdrage verdwijnt in de loonkosten.
• Met fietsleasing: de werkgever betaalt nog steeds €3.900, maar het volledige bedrag (inclusief patronale bijdrage) wordt omgezet in een fietsleasebudget.

👉 Voor de werkgever: kostenneutraal.

👉 Voor de werknemer: meer waarde en een groter flexibel budget (fiets, verzekering, onderhoud, pechhulp).

Kort samengevat: je betaalt hetzelfde, maar je krijgt er tevreden, gezonde én gemotiveerde medewerkers voor terug.

Voorbeeldberekening werknemer

Situatie:

• Brutoloon werknemer: €3.000/maand
• Patronale bijdrage werkgever: 27%
• Leasekost: €1.200/jaar (€100/maand)
• Looptijd: 36 maanden

💡 Met brutoloonruil of eindejaarspremie betaalt de werknemer ongeveer de helft van de werkelijke kost, terwijl het voor de werkgever volledig budgetneutraal blijft.

💡 Wil je een meer gedetailleerde voorbeeldberekening zien? Ontdek het stap voor stap in deze blog: "Hoeveel kost een fietsleasing voor werknemer en werkgever"

Fietsleasing zelf berekenen?

Wil je weten wat fietsleasing concreet kost in jouw situatie?

👉 Gebruik onze calculator en ontdek het maandelijkse leasebedrag en de impact op de verloning. Let op: De tool gebruikt generieke parameters; voor specifieke sectoren helpen we je graag persoonlijk verder.

💡 Graag wat dieper duiken in de kostenberekening van fietsleasing? Lees de blog ‘Hoe fietsleasing berekenen’, over onder andere de kostprijs van fietsleasing, rechtsregels, en basisprincipes.

Van plan naar praktijk: begin nu met fietsleasing

Fietsleasing hoeft geen ingewikkeld dossier te zijn. Met een duidelijke fietspolicy, een slimme financiering (brutoloonruil of eindejaarspremie) en een all-in formule die gewoon werkt, zet je als werkgever in één beweging stappen richting duurzame mobiliteit, loonoptimalisatie en een voordeel waar je medewerkers écht iets aan hebben.

Wil je weten hoe fietsleasing er bij jullie kan uitzien, hoeveel tijd het HR kost (spoiler: weinig), en welke formule het best past bij jullie sector en verloningsstructuur?

Contacteer ons en we bekijken het samen. 👇🏻