Leasing vélo : 7 conseils pratiques pour mettre en place votre politique vélo

Vous souhaitez proposer des vélos d’entreprise ? Dans ce cas, vous devez établir une politique vélo pour définir toutes les modalités importantes entre votre entreprise et le salarié qui loue le vélo en leasing. Mais pourquoi la politique vélo est-elle si importante, et comment l’établir ? C’est ce que vous découvrirez dans cet article.

Qu’est-ce qu’une politique vélo ?

Une politique vélo est un document dans lequel l’employeur peut définir l’utilisation que les salariés font du vélo de leasing. Il s’agit donc d’un document important pour votre entreprise lors de la mise en place du leasing vélo, et d’autant plus si elle souhaite calculer l’impact du coût du vélo sur le salaire. La politique vélo est approuvée de la même manière que le règlement de travail. Dans la plupart des cas, la signature du salarié n’est pas exigée.

Pourquoi la politique vélo est-elle importante ?

Lorsque vous mettez un leasing vélo en place, n’oubliez pas de tenir compte de l’aspect juridique. Vous devez définir les éléments qui ont un impact sur le salaire du collaborateur dans une annexe au règlement de travail. La politique vélo permet de définir de nombreux aspects.

Que contient une politique vélo ?

Une politique vélo vous permet d’établir les arrangements entre votre organisation et le salarié qui utilise le vélo d’entreprise par le biais d’un leasing ou d’un achat. Par exemple :

• Trajets domicile-travail : à quelle fréquence le salarié doit utiliser le vélo pour se rendre au travail (souvent 20 % du temps a minima).
• Que se passe-t-il si le salarié quitte l’entreprise ?
• Le montant maximal du vélo.
• Des informations concernant l’entretien et les réparations.
• L’assistance dépannage et les assurances en cas d’accident, de vandalisme ou de vol.
• Le montant de l’indemnité vélo perçue par le travailleur.
• …

Vous ne savez pas quoi inclure dans votre politique vélo ? En choisissant le leasing vélo via Joule, vous recevez un modèle de politique vélo que vous pourrez totalement adapter à votre entreprise.

Comment établir une politique vélo ?

L’établissement d’une politique vélo est essentiel pour le bon fonctionnement du leasing vélo. Suivez ces 7 conseils pratiques pour vous lancer :

Conseil n° 1 : identifiez clairement les membres du personnel qui ont droit à un vélo

Déterminez qui peut bénéficier d’un vélo de leasing. La loi anti-discrimination impose de bien définir les personnes qui y ont droit. Cette définition doit être objective et non discriminatoire.

Conseil n° 2 : définissez ce qu’il se passe dans les pires scénarios

Pour éviter les discussions futures, votre politique vélo peut stipuler ce qui se passe dans les pires scénarios. Cela peut notamment être utile si :

• Le budget du salarié est insuffisant pour payer le vélo.
• Le collaborateur est en congé maladie de longue durée.
• Le règlement de travail est violé.
• Le collaborateur passe d’un régime temps plein à un temps partiel.
• Résiliation précoce : le collaborateur quitte l’entreprise avant la fin de la période de leasing.

En cas de budget insuffisant, vous pouvez par exemple prévoir de facturer le solde au collaborateur.

Si le salarié quitte l’entreprise pendant la durée du contrat de leasing (36 mois), trois options sont possibles :

1. Le collaborateur achète le vélo à la valeur du marché au moment de la résiliation.
2. Le collaborateur rend le vélo moyennant une redevance administrative.
3. Le collaborateur transfère le vélo en interne à un collègue.

En tant qu’employeur, vous êtes libre d’étendre ou de limiter les possibilités.

Conseil n° 3 : décrivez les procédures

Décrivez les étapes que le collaborateur doit suivre pour conclure son leasing vélo. Précisez clairement ce que couvre l’assurance et les exonérations auxquelles il a droit, qu'elles soient entièrement ou partiellement prises en charge par l'employeur. Vous évitez ainsi de surcharger les RH et les déceptions.

‍

Conseil n° 4 : mentionnez les conditions d’utilisation de la société de leasing ou du partenaire

Votre société de leasing ou votre partenaire imposera plusieurs obligations concernant l’utilisation du vélo. Veillez à bien communiquer ces règles dans la politique vélo afin que le collaborateur en soit informé. Ces conditions d’utilisation peuvent par exemple aborder :

• la prise en charge du vélo par le collaborateur en bon père de famille
• la déclaration de vol à la police
• l’obligation de fixer le vélo à l’aide d’un antivol certifié.

Conseil n° 5 : décrivez l’utilisation pour les trajets domicile-travail et les conséquences

Stipulez que le collaborateur doit régulièrement utiliser le vélo pour ses trajets domicile-travail et vérifiez que c’est bien ce qu’il se passe dans les faits. En général, le collaborateur doit utiliser le vélo pour minimum 20 % de ses trajets domicile-travail. Si ce n’est pas le cas, le vélo sera imposé.

Conseil n° 6 : n’oubliez pas les amendes

Tout comme pour les voitures de société, n’oubliez pas de mentionner que les amendes en cas d’infraction routière seront à la charge du collaborateur.

Conseil n° 7 : déterminez l’indemnité vélo

Une indemnité vélo est une indemnité au kilomètre que vous octroyez à vos collaborateurs qui se rendent au travail avec le vélo de leasing.

Aujourd’hui, l’indemnité vélo est obligatoire dans de nombreux secteurs. Et même quand ce n’est pas le cas, elle reste un levier fiscalement intéressant pour encourager les collaborateurs à mener une vie plus saine.

En tant qu’employeur, c’est à vous de déterminer le montant de l’indemnité vélo. Vous retrouverez plus d’informations sur celle-ci dans cet article.

En savoir plus ? Contactez-nous !

Vous avez des questions sur la mise en place de votre politique vélo ? Vous souhaitez savoir comment instaurer le leasing vélo dans votre entreprise ? N’hésitez pas à nous contacter !